Zorganizowanie udanej konferencji wymaga zgrania ze sobą kilku istotnych czynników. Rzecz wydaje się banalna, ale niewiele trzeba by ponieść spektakularną klapę. Podpowiadamy, o czym pamiętać organizując konferencję.
Termin
Nie ma nic gorszego niż konferencja zorganizowana w tym samym czasie, co podobna konkurencyjna impreza branżowa. W takim wypadku odwiedzający w naturalny sposób podzielą się na dwie grupy i liczba gości będzie znacząco mniejsza, niż zakładają organizatorzy. Istnieje tez ryzyko, że znamienite osoby, na których obecność liczymy, pojawią się u konkurencji. Dlatego organizując konferencję, trzeba sprawdzić, czy w wybranym terminie nie odbywa się inna tego typu impreza.
Miejsce
Sale konferencyjne, ośrodki szkoleniowe, obiekty użyteczności publicznej nie zawsze spełniają wszystkie warunki postawione przez organizatora. Czasem konferencja wymaga specjalnej oprawy i wyjątkowego nastroju. Dobrym wyborem będzie stylowy hotel lub zamek. Niestandardowe miejsce zostanie na długo zapamiętane przez uczestników konferencji, co będzie świetną reklamą dla jej organizatora. Ponadto nie jest tajemnicą, że ekskluzywne miejsce automatyczne podnosi prestiż imprezy. Przy poszukiwaniu idealnego miejsca można skorzystać z bazy danych na stronie www.konferencje24h.pl/.
Istotne szczegóły
Wybór miejsca to nie tylko sala, w której będą gościć uczestnicy konferencji. To także dostateczna ilość miejsc parkingowych, dostęp do napojów i przekąsek, miejsce, w którym można zjeść ciepły posiłek, a w razie potrzeby także miejsca noclegowe. Warto też zwrócić uwagę na różne możliwości dojazdu na miejsce. Być może część gości będzie chciała dotrzeć na miejsce środkami komunikacji publicznej. Jeśli nie ma takiej, trzeba zorganizować coś własnego.
Niezbędne wyposażenie
Zamek, teatr, opera to dobre miejsce na nietypową konferencję, ale prawdopodobnie zabraknie tam niezbędnego wyposażenia. W takich miejscach raczej trudno o nowoczesny sprzęt multimedialny, nagłośnienie, dużą ilość stołów i wygodnych krzeseł, czy innych niezbędnych mebli. Na konferencję na ogół przygotowuje się dużą ilość materiałów, folderów, broszur reklamowych. Przewiezienie tego wszystkiego wymaga swoistej logistyki. W takim wypadku dobrze jest skorzystać z wyspecjalizowanej firmy trudniącej się transportem i magazynowaniem. Jedną z firm, które oferują usługę magazynowania jest poznańska firma 123Przeprowadzki. Przedstawiciele firmy jako największe zalety tej usługi wymieniają wygodę i bezpieczeństwo. Magazyny są suche, zabezpieczone i ubezpieczone, dlatego świetnie nadają się do czasowego przechowywania wartościowych przedmiotów.
Organizator
Zamiast trudzić się nad wszystkimi aspektami logistycznymi związanymi z organizowaniem konferencji, lepiej powierzyć to zadanie fachowcom. Wyspecjalizowane firmy trudniące się organizowaniem imprez masowych, eventów, konferencji mają doświadczenie, znają rynek, potrafią doradzić w przypadku pojawiających się wątpliwości. Przy planowaniu naprawdę dużej imprezy warto poprosić potencjalnego organizatora o portfolio.
