Lista potrzebnego sprzętu zależy od wielkości przedsięwzięcia oraz branży, w jakiej działa firma. Wpływ ma na to również segment odbiorców. Zaplecze sprzętowe nie zawsze oznacza urządzenia wykorzystywane bezpośrednio podczas spotkania. Do grupy potrzebnych akcesoriów należy doliczyć również stronę informatyczną związaną z rejestracją uczestników i kontrolą napływających zgłoszeń. W ten sposób łatwiej dopasować działania zmierzające do uzyskania założonej liczby uczestników. Szybkie rejestrowanie zaproszonych osób i wydruk kart identyfikacyjnych pozwala ograniczyć czas potrzebny na sprawy organizacyjne.
Zaplecze techniczne podczas eventów promocyjnych
Jeżeli event wiąże się z udziałem na targach lub pokazach, to ważne jest zapewnienie przez firmę obsługującą akcesoriów wystawienniczych. Mogą być to gotowe stanowiska promocyjne lub elementy, które wzbogacą prezentację prowadzoną przez pracowników firmy zamawiającej takie usługi. W takich działaniach ważne jest to by wygląd stoiska lub boxu był spójny z wizerunkiem firmy oraz mógł być szybko modyfikowany. Należy pamiętać o nagłośnieniu i ekranach LCD do wyświetlania filmów promocyjnych.
Obsługa mediów i pokazów multimedialnych
Atrakcyjności eventu dla odbiorców uzależniona jest od ilości efektów stosowanych na pokazie. Do przekazywania informacji można użyć rzutników oraz telebimów. Takie rozwiązania obsługują technologie komputerowe, przez co dowolnie można dobierać różne formy przekazu. W zależności od miejsca, w jakim organizowany jest pokaz, należy dobrać zestaw sprzętu do wyświetlania treści i obrazów.
Obraz należy wzbogacić o wysokiej jakości dźwięk tak, aby informacje docierały do wszystkich gości. W tym wypadku obsługa techniczna eventu to również wyznaczenie do pracy dźwiękowca. Pamiętać, że rodzaj nagłośnienia zależy od rodzaju pokazu i ilości uczestników.
Szczegóły sprawdź na http://www.musicplease.pl/eventy/
Inny sprzęt używany przez uczestników
Coraz więcej eventów jest podzielonych na zajęcia dla różnych grup uczestników. Firma wspierająca zaplecze techniczne może wyposażyć organizatora w urządzenia wizualne, a nawet zamontować na miejscu pokazu konsolę do gier. Może to wpłynąć na ocenę eventu przez uczestników.
Podczas spotkań i pokazów ważne jest stworzenie odpowiedniej atmosfery. Mając zapewnione wsparcie w zakresie kreowania dźwięku i efektów wizualnych warto pomyśleć również o oświetleniu. Dekoracyjny efekt zaplanowanego układu oświetlenia pozwala dopasować wygląd pomieszczenia do potrzeb organizatora, niezależnie gdzie odbywa się spotkanie. W tym wypadku należy dopasować moc lamp do potrzeb i efektu, jaki ma zostać uzyskany.
Wsparcie organizacji eventu przez firmę zewnętrzną pozwala na przygotowanie pokazu bez problemów. Sprzęt przystosowany jest do profesjonalnego użytku i obsługiwany jest przez wyszkolony personel. W ten sposób organizator ma możliwość skupienia się na stronie merytorycznej wydarzenia i przeprowadzenia go w jak najlepszy sposób. Warto wcześniej ustalić również logistykę związaną z dostawą oraz odbiorem sprzętu z miejsca, gdzie organizowany jest event.
