W tej chwili organizowanych jest mnóstwo konferencji, na które zapraszane są osoby z różnych części Polski, a nawet z różnych części Europy czy świata. Konferencja jest specjalnym rodzajem spotkania, organizowanym w celu dokładnego omówienia jakiegoś zagadnienia. Właśnie dlatego, że tematy mogą być różne, istnieją też różne rodzaje konferencji. Jednak ich organizacja przebiega zawsze podobnie. Czasem pozostawia się to profesjonalistom – firmom, które fachowo wszystko zaplanują, zadbają o catering, stosowne miejsce i wysłanie zaproszeń. Jeśli jednak ktoś nie chce tracić dodatkowych funduszy na współpracę z nimi, lecz woli zająć się wszystkim sam, często staje przed sporym wyzwaniem. Jak zorganizować konferencję?
Najważniejsza jest lokalizacja
Konferencja na pewno się nie uda, jeśli wybierze się niewłaściwy lokal. Niewątpliwie ciężko jest wybrać coś stosownego, spośród licznych ofert, na jakie można się w tej chwili zdecydować. Wszyscy w teorii zachwalają lokal, ale w praktyce coś może być nie tak. Na przykład sala będzie za mała, albo zbyt mało miejsc noclegowych w pobliżu sprawi, że niektórzy nie będą w stanie przybyć na spotkanie z daleka, bo po prostu nie będą mieli gdzie się zatrzymać. Organizacja konferencji musi zatem rozpocząć się od określenia ile mniej więcej osób zaprosimy i dobrania takiego miejsca, które będzie spełniało liczne warunki – po pierwsze będzie dogodnie położone, a po drugie, będzie dysponować stosowną salą i dodatkowymi ułatwieniami, jak na przykład hotelem. Jeśli i Ciebie interesuje wartościowa, sprawdzona sala konferencyjna Gdańsk jest miejscem gdzie znajduje się wyjątkowa Restauracja Nad Potokiem. To miejsce usytuowane na granicy Gdańska i Sopotu, przy nadmorskim bulwarze. Odznacza się nie tylko pięknym widokiem, ale i stosowną salą, jak też pyszną kuchnią.
Zadbaj o catering
Jeśli akurat uda się zorganizować konferencję w miejscu, gdzie można dobrze zjeść, to tylko pozostaje się z tego cieszyć! Jeśli jednak nie ma akurat takiej możliwości, konieczne jest zamówienie cateringu. Zwykle i tak trzeba się tym zainteresować, żeby na przykład na salę konferencyjną przyniesiony został w odpowiednim czasie stosowny poczęstunek.
Zaplanuj panele dyskusyjne
Na każdej konferencji najważniejszy jest temat. Dlatego też warto dokładnie rozplanować tematy, które będą poruszane w trakcie spotkania – podzielić wszystko na godziny, sprawdzić kto najlepiej się zna na danym zagadnieniu, kto może dojechać i tak dalej. Konferencja musi być spójna, inaczej pozostanie tylko chaotycznym spotkaniem, z którego nic nie wyniknie. Po opracowaniu motywu przewodniego i paneli dyskusyjnych, wyłoni się główna lista osób, jakie należy zgromadzić. To stosowny moment, by wysłać zaproszenia.
Wprowadź ostateczne zmiany
Czasem jakaś data komuś nie pasuje, ktoś inny wolałby następny miesiąc, inny dzień, albo chociażby zjawienie się o innej porze. Zdarza się więc, że trzeba będzie wnieść jakieś poprawki do całego planu spotkania. Nie należy się zrażać, lecz dokładnie wszystko dopracować w najmniejszym szczególe.