konferencje
 
konferencje
Konferencje:

»   Biznesowe
»   Finansowe
»   Ekonomiczne
»   Marketingowe
»   Gospodarcze
»   Naukowe
»   Językowe
»   Informatyczne IT
»   Handlowe
»   Prasowe
»   Prawne
»   Przemysłowe
»   Medyczne
»   Dotacje Europejskie
»   Firmowe
»   Menedżerskie
»   Telekomunikacyjne
»   Transportowe
»   Turystyczne

Dodaj konferencję

Miejsca konferencji:

»   Katowice
»   Kraków
»   Poznań
»   Warszawa
»   Wrocław

»   lista miejscowości

Ośrodki konferencyjne

»   Dolnośląskie
»   Kujawsko-Pomorskie
»   Lubelskie
»   Lubuskie
»   Łódzkie
»   Małopolskie
»   Mazowieckie
»   Opolskie
»   Podkarpackie
»   Podlaskie
»   Pomorskie
»   Śląskie
»   Świętokrzyskie
»   Warmińsko-Mazurskie
»   Wielkopolskie
»   Zachodniopomorskie

Dodaj Twój obiekt

Organizatorzy imprez:

»   Agencje artystyczne
»   Agencje hostess
»   Artyści
»   Catering
»   Dekoracje
»   Fotografia / wideofilmowanie
»   Imprezy dla dzieci
»   Imprezy integracyjne
»   Imprezy okolicznościowe
»   Imprezy plenerowe
»   Imprezy sezonowe
»   Imprezy towarzyszące
»   Miejsca imprez, spotkań
»   Obsługa techniczna
»   Ochrona i bezpieczeństwo imprez
»   Oprawa muzyczna imprez
»   Organizacja bankietów
»   Organizacja imprez masowych
»   Organizacja konferencji
»   Organizacja szkoleń
»   Organizacja targów
»   Organizacja wesel
»   Przebrania
»   Spotkania firmowe
»   Tłumaczenia
»   Touroperator
»   Wyposażenie spotkań, imprez
»   Inne

Dodaj Twojš ofertę w tym miejscu

 
 

Organizacja konferencji krok po kroku

Przeczytany: 68 razy
Dodany: 2019-01-30 10:05:24
Aktualizowano: 2019-01-30 10:34:02

Pierwszy krok — cel konferencji i temat przewodni

Zanim jeszcze rzucisz się w wir planowania i zarządzania podwykonawcami (bo nie oszukujmy się — organizacja konferencji w pojedynkę to syzyfowa praca), musisz zadać sobie pytania: w jakim celu? i co chcesz zorganizować? Albowiem od charakteru spotkania i celów, jakie chcesz dzięki niemu osiągnąć, zależeć będzie nie tylko lista gości, ale i cała otoczka wydarzenia.

Sam temat przewodni musi oczywiście być ciekawy dla potencjalnych uczestników i być zgodny z potrzebami rynku.


Drugi krok — określenie budżetu

Mając już wstępne ustalenia co do tematu konferencji, trzeba zatroszczyć się o wstępny kosztorys. Dzięki temu będziesz w stanie określić, co jesteś w stanie zapewnić w ramach dostępnego budżetu.

Nie można przy tym zapomnieć o buforze finansowym na nieprzewidziane wydatki — pozwoli to uniknąć nieprzyjemnych sytuacji w dalszym toku organizacji.

 

Trzeci krok — plan wydarzenia

Każde dobrze zorganizowane wydarzenie wymaga przemyślanego scenariusza. Oczywiście im wyższa ranga, tym bardziej szczegółowy powinien być plan — dla cyklicznych, rutynowych spotkań wystarczą ogólne ramy czasowe, ważniejsze zaś powinny być opracowane w najdrobniejszych detalach, aby dało się z wyprzedzeniem przewidzieć ewentualne trudności.

Długość trwania konferencji musi być dostosowana do ilości treści, którą chcesz zawrzeć — z jednej strony rozciąganie kilkugodzinnego materiału na trzy dni nie ma sensu, a z drugiej kumulowanie wszystkiego w jeden odbije się na komforcie uczestników a tym samy odbiorze całego wydarzenia. Etap planowania to także dobry czas na podział obowiązków między członków zespołu, jeśli nie miało to miejsca wcześniej.

 

Czwarty krok — data wydarzenia

Mając już pojęcie o długości organizowanego eventu przychodzi pora na ustalenie konkretnej daty. Jeśli planujesz jakieś większe wydarzenie, lepiej unikaj miesięcy z letnimi wakacjami i zimowymi feriami — przecież nie chcesz, aby kolidowało ono z festiwalami lub planami wypoczynkowymi potencjalnych gości, prawda? Najbezpieczniej jest zdecydować się na okresy od września do końca listopada i od drugiej połowy marca do końca czerwca. W zasadzie z tej samej przyczyny lepiej nie planować ich także w weekendy, zwłaszcza że udział w konferencjach to dla większości uczestników część pracy — najlepiej sprawdzają się terminy w drugiej części tygodnia roboczego (od środy do piątku, w zależności od długości wydarzenia).

 

Piąty krok — lista gości i zaproszenia

Masz już ramy czasowe i ogólny profil uczestników, trzeba więc zająć się zaproszeniem konkretnych osób (w tym oczywiście prelegentów). Na tym etapie niezbędne jest określenie, czyja obecność jest niezbędna do realizacji ustalonych na początku celów biznesowych i utworzenie ich listy. Jeśli o prelegentów chodzi, warto stawiać na praktyków, umiejących nawiązać kontakt z publicznością — nie tylko będą w stanie przedstawić treści w ciekawy sposób, ale też mogą podzielić się praktycznymi ciekawostkami i trikami przydającymi się w danym zawodzie.

Samą formę zaproszeń trzeba dostosować do grupy docelowej — przykładowo w branży IT prawdopodobnie wystarczą zwykłe e-maile. Trzeba jednak pamiętać, że niekoniecznie wszyscy chcą korzystać z komputera lub nie mają do niego dostępu — w związku z tym warto także rozesłać zaproszenia w formie fizycznej. Dostarczyć można je pocztą lub nawet osobiście, jeśli jest taka możliwość. Wysłanie zaproszeń powinno odbyć się z odpowiednim wyprzedzeniem — daje się tym możliwość wplecenia danego wydarzenia w grafiki zaproszonych osób. Równie ważne jest także zawarcie w nich prośby o potwierdzenie uczestnictwa do określonego i nieprzekraczalnego terminu.

Goście powinni też otrzymać plan wydarzenia, podstawowe informacje z wytłumaczeniem, dlaczego zajmujesz się danym tematem, krótką informację o prelegentach oraz kontakt do osób, które mogą udzielić więcej informacji. Warto też stworzyć stronę internetową zawierającą wszystkie te treści i aktualizować ją na bieżąco, jeśli wynikną jakiekolwiek zmiany.

 

Szósty krok — miejsce konferencji i zaplecze techniczne

Dobór odpowiedniej lokalizacji jest ściśle związany z liczbą gości, terminem i rangą wydarzenia. Jeżeli planujesz organizację takiego wydarzenia, termin powinieneś zarezerwować dużo wcześniej. Jest to szczególnie ważne, jeżeli organizujesz konferencję pod Warszawą lub w innym dużym mieście, mnogość firm oraz natłok organizowanych tam wydarzeń może sprawić, że jeżeli się nie pospieszysz to lokal będzie zajęty. Obiekt, w którym ma być zorganizowana konferencja, powinien zapewniać ciszę i spokój podczas trwania spotkania i najlepiej także znajdować się w ciekawej okolicy — świetnie nadają się do tego pałacyki lub dworki na obrzeżach miast. Takie obiekty są nie tylko klimatyczne, ale także dodają prestiżu i mogą zapewnić dodatkowe atrakcje. Ponadto lokalizacja idealna powinna odznaczać się też łatwością dojazdu różnymi środkami transportu i wystarczającą ilością miejsc parkingowych.

Wybierając lokal na konferencję, trzeba także zwrócić uwagę na dostępne w nim zaplecze techniczne — sprzęt musi działać bez zarzutu, gdyż wszelkie awarie odbiją się na powodzeniu całego przedsięwzięcia. Zdecydowanym plusem będzie obecność na miejscu techników odpowiedzialnych za sprawność całego sprzętu. Warto też dopytać, czy wszystko jest wliczone w cenę wynajmu, czy jednak trzeba będzie dopłacić za np. dodatkowy sprzęt, czy wstawienie mównicy. Nie można też zapomnieć o przeprowadzeniu próby generalnej, dzięki której można się upewnić co do sprawności sprzętu oraz czy wszystko będzie dobrze słyszalne i widoczne dla publiczności.

 

 

duża sala konferencyjna

 

 

Siódmy krok — catering i nocleg

Niezwykle ważnym aspektem konferencji jest także zapewnienie posiłków zaproszonym gościom. Menu powinno być dostosowane do uczestników i brać pod uwagę ich diety — dobrze jest przeprowadzić wcześniej wywiad środowiskowy w tym kierunku. Jedzenie musi być dostarczone na czas, aby podawane było rzeczywiście na ciepło. Oczywiście powinno też dobrze smakować. Kwestię posiłków najlepiej pozostawić w rękach sprawdzonej firmy cateringowej.

Planując kilkudniowe lub ogólnokrajowe, czy międzynarodowe spotkanie trzeba także zadbać o nocleg dla uczestników. Dobra baza noclegowa powinna znajdować się blisko samego lokalu i zapewniać standard dostosowany do rangi wydarzenia. Idealnym rozwiązaniem jest, gdy wybrana lokalizacja zapewnia wszystkie trzy aspekty — salę konferencyjną, catering i nocleg.

 

Ósmy krok — atrakcje dodatkowe

W przypadku kilkudniowych wydarzeń trzeba także zapewnić uczestnikom rozrywkę w czasie wolnym od prelekcji i biznesowych spotkań. Da im to możliwość relaksu i integracji. Choć możliwości jest całkiem sporo, warto pamiętać o dostosowaniu atrakcji do danego miejsca i samych gości. Bankiety, koncerty, wycieczki integracyjne czy zwiedzanie zabytków — wszystko zależy od grupy docelowej i dostępnych funduszy. Trzeba także zatroszczyć się o zorganizowanie czasu osobom towarzyszącym (jeśli przewidziany był udział takowych), gdy właściwi uczestnicy przebywają na sali konferencyjnej.

 

Dziewiąty krok — informacja zwrotna

Już po zakończeniu całego wydarzenia warto zapoznać się z wrażeniami uczestników — pozwoli to nie tylko poznać ich opinie, ale także uzyskać wskazówki, dzięki którym kolejne organizowane przez Ciebie konferencje będą jeszcze lepsze. Dane te można zebrać m.in. dzięki ankiecie przeprowadzanej pod koniec wydarzenia lub późniejszej rozmowie telefonicznej z częścią gości.

Informacje zwrotne powinny dotyczyć m.in.:

  • oceny części merytorycznej (np. pytania o poszczególne prezentacje danych prelegentów)
  • etapów organizacji (np. terminowość podawania szczegółów logistycznych)
  • warunków wydarzenia (np. ocena dojazdu, miejsca, jedzenia czy noclegów).

Im więcej tego typu informacji uda Ci się uzyskać, tym większa szansa, że kolejne organizowane przez Ciebie wydarzenia zakończą się sukcesem.

 

Podsumowanie

Choć zorganizowanie konferencji wymaga wiele pracy i zaangażowania, sukces takiego przedsięwzięcia daje ogromną satysfakcję i możliwość zbudowania bazy kontaktów. Kluczem do powodzenia jest tutaj dokładne planowanie wszystkich elementów, zachowanie spokoju, kontrola nad całym przebiegiem wydarzenia i niezrażanie się drobnymi potknięciami. Dzięki informacjom zwrotnym można doskonalić swoje zdolności organizacyjne, aby każdy kolejny event zbliżał się coraz bardziej do perfekcji.

 

 

Wysłane 2019-01-30 10:05:24 przez gegol
planowanie spotkaniaorganizacja konferencji
Artykuły powiązane z powyższym
Organizacja eventu to szereg czynników, które należy wziąć pod uwagę. Wynajem namiotów jest często pomijany. To błąd, który może się zemścić.
Konferencje nad morzem
Wysłano 2018-03-06 14:21:41
Zapotrzebowanie na organizację konferencji, zlotów, sympozjów, szkoleń etc. nie zmienia się od wielu lat .
Niełatwo jest zorganizować wydarzenie, które będzie zarówno pożyteczne, estetyczne wizualnie i wygodne dla uczestników. Połączenie tych trzech elementów stanowi doskonały przykład perfekcji. Do takiego stopnia profesjonalizmu można jednak dojść, stosując się do kilku porad, które sprawią, że nasza konferencja biznesowa będzie przyjazna zaproszonym Gościom.
  STRONA GŁÓWNA | DODAJ KONFERENCJĘ | ONAS | REKLAMA | KONTAKT | MAPA | ARTYKUŁY