Niezależnie od tego, czy organizujesz konferencję dla mniejszego grona uczestników, czy na olbrzymią skalę, zadbaj o to, aby była doskonale zaplanowana.
Sala konferencyjna
Dobra sala konferencyjna to podstawa. Wiadomo, że jeśli konferencja jest źle przygotowana merytorycznie, to otoczenie tego nie zmieni, natomiast za małe, niewystarczająco wyposażone, czy nienadające się do takich celów pomieszczenie może skutecznie popsuć odbiór konferencji i jej przebieg. Jaka powinna być idealna sala konferencyjna? Po pierwsze, dopasowana rozmiarem. Absolutnie nie ma prawa zdarzyć się, że na przykład uczestnicy konferencji siedzą na podłodze, bo brakło krzeseł. Z drugiej strony, znacznie za duża sala może sprawiać niekorzystne wrażenie. Jeśli przewidujemy stu uczestników, a usadzimy ich w pomieszczeniu dla pięciuset osób, będzie wyglądało na to, że nasza konferencja cieszy się w sumie niewielkim zainteresowaniem, co może skutecznie zniechęcić prelegentów.
Ponadto, sala musi być dobrze klimatyzowana, bądź ogrzewana, w zależności od pory roku. Ważne jest także jej wyposażenie w sprzęt techniczny – rzutnik, mikrofony, komputer. Istotna jest również lokalizacja. Obecnie, najwygodniejszą opcją jest zorganizowanie konferencji w hotelu takim jak na przykład Hotel Cristal w Białymstoku, gdzie możemy również zakwaterować jej uczestników. Rozwiązuje to problem z dojazdami. Ponadto, hotele zapewniają obsługę i profesjonalną pomoc, w razie wystąpienia jakichkolwiek problemów.
Zadbaj o komfort uczestników
Konferencja to nie tylko spotkania biznesowe, czy wystąpienia prelegentów. Jest to również okazja do integracji jej uczestników oraz do wypoczynku. Dlatego, wybierając hotel, warto sprawdzić co ma do zaoferowania swoim gościom.
Przede wszystkim, zwróćmy uwagę na to, czy hotel ma własną restaurację. Jest ona pożądana z dwóch powodów – po pierwsze, najłatwiej będzie nam zorganizować catering właśnie z takiego lokalu, możemy też pewnie liczyć na zniżki. Po drugie, do restauracji, uczestnicy konferencji mogą się wybrać w chwili wolnej, na kawę, żeby porozmawiać i odpocząć.
Na co jeszcze zwrócić uwagę
Podczas organizacji konferencji, niezależnie od jej rozmiaru warto zadbać o jeszcze kilka kwestii. Jeżeli spotkanie ma mieć wymiar międzynarodowy, zorganizujmy transfer między hotelem, a lotniskiem dla naszych gości. Wybierzmy obiekt, do którego łatwo jest trafić, ponieważ wiele osób może wybrać dojazd samochodem – w związku z tym należy też zwrócić uwagę na to, czy hotel ma strzeżony parking. W dzisiejszych czasach nie można sobie w zasadzie wyobrazić organizacji konferencji w miejscu, gdzie nie ma dostępu do Internetu (powinien być w każdym pokoju) oraz możliwości skorzystania z drukarki, czy kserokopiarki.
To wszystkie kwestie wydają się drobiazgami, ale to one potrafią zadecydować o tym, czy nasza konferencja będzie sukcesem, czy zupełną klapą.