Chcesz stworzyć niezapomniane wydarzenie edukacyjne? Masz swoją wizję konferencji, jednak nie wiesz, jak wprowadzić ją w życie? A może szukasz pomysłu na to, by przyciągnąć jak największą liczbę osób zainteresowanych? W przygotowaniach pomogą profesjonalni organizatorzy konferencji – zespół ludzi z pasją, wiedzą i doświadczeniem.
Przygotowanie spotkania konferencyjnego związane jest z tygodniami ciężkiej pracy. Wymaga przede wszystkim zaplanowania całości przedsięwzięcia, zgrania wszystkich elementów tak, by tworzyły wespół harmonijną całość. Aby nie było rozbieżności pomiędzy wizją organizatorów, a możliwościami finansowymi i oczekiwaniami przedsiębiorcy zlecającego przygotowanie konferencji, trzeba odpowiednio wcześniej przedstawić i zaakceptować pomysły przedstawione przez współpracujące ze sobą strony.
Organizację konferencji determinuje jej rodzaj. Kwestią najistotniejszą jest ustalenie, jakiego rodzaju spotkanie chce się zorganizować. Od tego zależą bowiem szczegóły organizacyjne. Do wyboru są: tradycyjne spotkanie twarzą w twarz, wideokonferencja polegająca na rozmowie z wykorzystaniem wideofonu oraz telekonferencja – jednoczesna rozmowa głosowa z osobami zainteresowanymi. Podczas gdy dwa ostatnie rodzaje konferencji nie wymagają specjalnych przygotowań, poza posiadaniem odpowiedniego sprzętu, niektóre sprawy wymagają osobistego kontaktu, a tym samym wiążą się z dopilnowaniem większej, poza sprzętem, liczby szczegółów. Wbrew pozorom nie jest to tak proste, jakby mogło się wydawać. Tak ważne więc jest zatrudnienie do pomocy profesjonalistów. Dzisiejsze konferencje coraz częściej organizowane są na szeroką skalę, także międzynarodową. Ilość szczegółów organizacyjnych pojedynczą osobę, która nie trudni się tym na co dzień, może po prostu przerosnąć.
Zanim jednak zacznie się żmudne przygotowania, trzeba zastanowić się, jak do udziału w konferencji zachęcić potencjalnych uczestników. Warto więc stworzyć specjalną stronę internetową poświęconą konferencji i wszelkim jej szczegółom: planowi konferencji, informacjom dotyczącym miejsca organizacji, noclegu, kosztom udziału, rejestracji, transportowi lub proponowanej trasie dojazdu itd., a także na bieżąco, drogą e-mailową, informować osoby zainteresowane o ewentualnych zmianach.
Przede wszystkim trzeba zastanowić się, ile dni będą musieli zarezerwować uczestnicy, by wziąć udział w planowanym spotkaniu i uwzględnić to w przygotowaniach. Kilkudniowa dyspozycyjność wymaga, by organizatorzy konferencji przygotowali ją w obiekcie z miejscami noclegowymi lub w miejscowości z dużą bazą noclegową. Przy czym warto pamiętać o tym, że nie samym życiem zawodowym człowiek żyje. W związku z tym powinno się także pamiętać o ewentualnych możliwościach rozrywki w czasie wolnym od dysput.
Profesjonalni organizatorzy konferencji, którzy już dłuższy czas działają w branży, ściśle współpracują z właścicielami obiektów, które spełniają wszelkie standardy jakościowe, ale nie tylko. Zabytkowe zamki i pałace charakteryzują się atrakcyjnym umiejscowieniem w pięknych okolicznościach przyrody, do tego przemawia za nimi niecodzienne wnętrze. Hotele
ze SPA z kolei oferują bogatą gamę zabiegów kosmetycznych działających zbawiennie nie tylko na ciało, ale i na duszę. Jeszcze inne ośrodki noclegowe oddają do dyspozycji gości baseny, siłownie, darty, piłkarzyki, ośrodki jeździeckie itd. Dzisiaj wielu właścicieli obiektów doskonale zdaje sobie sprawę, jak istotna jest kwestia zapewnienia rozrywki na jego terenie, bądź w pobliżu.
Urozmaicenie konferencji oraz komfort zagwarantuje dostępność sprzętu audiowizualnego: projektorów, tablic interaktywnych, sprzętu nagłaśniającego itd. Dobrze więc, jeśli ośrodek konferencyjny nim dysponuje. Jeśli nie, organizatorzy konferencji powinni go zapewnić. Zadbanie o ten aspekt z pewnością może zaowocować domeną profesjonalisty. Nie każdy przedsiębiorca, zwłaszcza działający na mniejszą skalę lub rozpoczynający działalność, może sobie pozwolić na zakup sprzętu najnowszej generacji, który często kosztuje krocie. Ponadto, często nie jest on mu potrzebny do wykonywania codziennych obowiązków, w związku z tym bardziej opłaca się mu zatrudnienie firmy organizującej konferencje, która nim dysponuje. Dodatkowy wynajem urządzeń tego typu i transport ich na miejsce spotkania także może przysporzyć wielu kłopotów, nie wspominając już o dodatkowych finansowych zobowiązaniach, jakie musi wziąć na siebie przedsiębiorca.
Jednak gadżety i nowoczesny sprzęt to nie wszystko. Dobrzy organizatorzy konferencji powinni być przygotowani na każdą ewentualność. Rzeczy martwe potrafią być złośliwe zwłaszcza wtedy, kiedy jest to najbardziej pożądane. Ważne jest więc, by na spotkaniu obecna była osoba, która bez problemu poradzi sobie z obsługą dostępnego sprzętu audio-wizualnego, a w razie jego awarii udostępni zamienniki lub kopie plików, niezbędnych do prawidłowego przebiegu konferencji.
Koniecznością, bez względu na planowaną długość konferencji, jest zorganizowanie poczęstunku. Jeśli jest to spotkanie kilkugodzinne lub jednodniowe najbardziej odpowiadać temu będą drobne, słodkie przysmaki i napoje. Przygotowanie konferencji kilkudniowej wymaga z kolei przygotowania konkretnych posiłków. Ich jakość oraz wystawność zależy od funduszy oraz wizji. Jeśli organizuje się konferencję międzynarodową w swoim rodzimym kraju, warto postawić na reprezentacyjny posiłek – tradycyjną kuchnię.
Wiele ośrodków konferencyjnych posiada wewnątrz obiektów własne restauracje do dyspozycji gości. Jeśli jednak nie ma możliwości zjedzenia czegoś na miejscu, profesjonalni organizatorzy konferencji powinni być przygotowani na tę ewentualność i odpowiednio wcześniej pomyśleć o zorganizowaniu cateringu.
Budżet stanowi kwestię najistotniejszą, z którą każdy organizator musi się liczyć. Od jego wysokości uzależnione są dalsze działania organizacyjne. Im większe fundusze można przeznaczyć na konferencję, tym większa pewność, że będzie ona atrakcyjniejsza dla zebranych pod względem ciekawszego menu, bardziej ekskluzywnych rozrywek, lepszych warunków noclegowych i wyższej jakości materiałów konferencyjnych. Przede wszystkim większy budżet to większe bezpieczeństwo finansowe i margines swobody w planowaniu.
Profesjonalni organizatorzy konferencji często mogą skorzystać z negocjacji cen podczas hurtowych zamówień, zwłaszcza jeśli współpracują ze stałymi podwykonawcami. Pozwoli to z pewnością zminimalizować wydatki. Zaoszczędzić koszta można także poprzez ustalenie terminu konferencji tak, by nie organizować jej w sezonie zimowym w górach, a w sezonie letnim nad morzem. Mniejsze wydatki to elastyczne podejście do kwestii daty i miejsca, a także zatrudnienie wolontariuszy do obsługi spotkania.
Organizacja konferencji związana jest z koniecznością współpracy z wieloma podwykonawcami, a w związku z tym mogą pojawić się zwyczajnie problemy np. z terminowością. Nie trzeba się jednak tym tak bardzo przejmować, gdyż uczestnicy konferencji mają pozytywne nastawienie co do biegu wydarzeń. Uczestniczą w imprezie, by osiągnąć dzięki niej jak najwięcej korzyści - naukowych, merytorycznych, towarzyskich, kulturalnych, turystycznych. Jeśli więc wszystko poszło zgodnie z planem standardu, małe niedociągnięcia da się wybaczać, zwłaszcza że takie rzeczy zdarzają się nawet najlepszym, na całym świecie. Jednakże zatrudniając do pomocy profesjonalistów, można mieć pewność, że żadne niewybaczalne wpadki nie grożą przedsięwzięciu, gdyż świadczone usługi są z najwyższej półki.
Tak wielkie przedsięwzięcia wymagają więc tego, by współpracowały ze sobą zespoły specjalistów. Gdzie takich znaleźć? Podpowiada to serwis www.organizatorzyimprez.pl, który gromadzi profesjonalistów zawodowo zajmujących się przygotowywaniem różnorodnych sympozjów: ustaleniem terminu, miejsca, sprzętu, cateringu.
Dobry organizator ponadto będzie wiedział, że równie ważne jest to, jak się kończy. W dobrym tonie więc będzie podziękowanie wszystkim uczestnikom konferencji za przybycie. Można tego dokonać drogą e-mailową. Warto także umieścić na stronie internetowej sprawozdanie z konferencji, okraszając informacje fotografiami ze zjazdu. To także doskonała forma promocji, jeśli planuje się organizować konferencję cyklicznie. Warto także umieścić na stronie internetowej prośbę o wypełnienie anonimowych ankiet, w których zebrani będą mogli wypowiedzieć się na temat organizacji konferencji. Pozwoli to usprawnić przyszłe działania tak, by zadowolić wszystkich oraz przyczynić się do wielu pięknych wspomnień.
Często praktykowanym rozwiązaniem, który wpływa na promocję, może być także wysłanie materiałów zaproszonym gościom, jak i tym uczestnikom, którym nie udało się dotrzeć na spotkanie. W ten sposób wszyscy będą mieli możliwość zapoznania się na spokojnie z prospektami, katalogami oraz czas na kalkulację, czy warto uczestniczyć w przedsięwzięciu po raz kolejny. Takie zorientowanie na osoby zainteresowane konferencją z pewnością będzie ogromnym atutem organizatora.
Budżet, odpowiednio dobrane miejsce i czas, pyszne jedzenie oraz prospekty dla uczestników konferencji to tylko nieliczne elementy, które składają się na dobrze zorganizowaną konferencję. One same nie świadczą jednak o sukcesie przedsięwzięcia. Jest on uzależniony przede wszystkim od zadowolenia uczestników.
PF
